Zürich, Oktober 2024 

Liebe:r Bewerber:in! 

Wir bedanken uns für dein Interesse an der ausgeschriebenen Stelle. Diese Datenschutzerklärung soll dir einen Überblick darüber geben, welche Personendaten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durch die JobCloud AG und JobCloud HR Tech GmbH (nachfolgend „JobCloud“) bearbeitet werden. Du erfährst auch, welche Rechte du gemäss dem Datenschutz hast und wie du diese ausüben kannst. 

Wer ist für die Bearbeitung deiner Personendaten verantwortlich? 

Für die Bearbeitung deiner Personendaten sind die JobCloud AG, Albisriederstrasse 253, 8047 Zürich, Schweiz, und die JobCloud HR Tech GmbH, Jakov-Lind-Straße 2, Stiege 1, 6. OG, Top 2 A+B, 1020 Wien, Österreich, zuständig. 

Welche Personendaten werden wann und weshalb (Zweck) bearbeitet? 

Wir bearbeiten die Bewerberdaten nur zum Zweck und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, aufgrund der erteilten Einwilligung, aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder im Rahmen unserer berechtigten Interessen. 

Deine Daten werden erhoben und verarbeitet für folgende Zwecke: 

  • Bewerbung auf ein Stellenangebot im Bewerbungstool 
  • Bei einer Initiativbewerbung: Prüfung, ob das Profil einer Stelle im Hause entspricht 
  • Durchführung des Bewerbungsverfahrens 
  • Abschluss eines Arbeitsvertrages und Antritt einer Arbeitsstelle bei JobCloud 
  • Speicherung der Bewerbung im JobCloud Talentpool 

Bewerbung auf ein Stellenangebot im Bewerbungstool 

Wenn du dich auf eine Stelle (direkt oder über einen Personalvermittler) bei JobCloud bewirbst, werden im JobCloud Bewerbungstool folgende Personendaten und Unterlagen von dir erfasst: 

  • Personenidentifikationsdaten, wie Name, Vorname, Geburtsdatum 
  • Adress- und Kontaktdaten 
  • Profildaten, wie Qualifikationen, Zeugnisse, Zertifikate, Referenzen 
  • Sonstige Daten, wie Foto, Lebenslauf oder die im Online-Test für Auszubildende gemachten Eingaben und Selbsteinschätzungen 

Durchführung des Bewerbungsverfahrens 

Wir bearbeiten diese Personendaten während der Zeitdauer des Bewerbungsverfahrens ausschliesslich zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens über das von JobCloud eingesetzte Bewerbermanagementsystem d´Vinci. 

Du hast folgende Möglichkeiten, deine Bewerbungsunterlagen an JobCloud zu übermitteln: 

  • Über das Bewerbungsformular von JobCloud 
  • Über dein Social Media Profil bei XING 
  • Über dein Social Media Profil bei LinkedIn 
  • Über das direkte Hochladen deiner Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf, Anschreiben) auf der Webseite 
  • Über das Hochladen deiner Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf, Anschreiben) mit Dropbox 
  • Über WhatsApp für Bewerbungen bei JobCloud AG 

Im Zuge der Bearbeitung und der Kommunikation mit dir über das JobCloud Bewerbungstool speichern wir ferner die Bewerbungshistorie, den Stand und die Beurteilung deiner Bewerbung sowie den mit dir geführten Schriftwechsel, Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen über die Angaben im Bewerbungsgespräch sowie deine Test- und Prüfungsergebnisse. 

Bitte nimm zur Kenntnis, dass Daten über (i) religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten bzw. Tätigkeiten, (ii) Daten über die Gesundheit (inkl. genetische und biometrische Daten), die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit einer Rasse oder Ethnie, (iii) Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen sowie (iv) Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe unter dem CH-DSG als besonders schützenswerte Personendaten und unter der EU-DSGVO als besondere Kategorie personenbezogener Daten gelten. Bitte übermittle solche Daten nicht an uns. Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitgeteilt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft). Die Daten werden über unser Bewerberportal entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselt an uns übertragen. 

Personalüberprüfungen und -kontrollen 

Für bestimmte Stellen müssen wir deine Angaben (zum Beispiel zu deinem Bildungsstand oder deiner Berufserfahrung) überprüfen oder Kontrollen vor der Einstellung durchzuführen (zum Beispiel in Bezug auf frühere strafrechtliche Verurteilungen). Der Umfang der erforderlichen Kontrollen hängt von der betroffenen Stelle ab und wird in der Regel so spät als möglich im Einstellungsprozess und in den meisten Fällen, nachdem du für die Stelle ausgewählt wurdest, durchgeführt. Referenzauskünfte werden nur mit Einwilligung des Bewerbers eingeholt. 

Persönlichkeitstests 

Die Eignungstests werden nur mit der Zustimmung der Bewerbenden durchgeführt. Wir klären die Bewerber über Sinn und Zweck der Analyse auf. Die Bewerber erhalten die Testresultate ebenfalls per Mail zugestellt. Mit der Durchführung der Tests haben wir die PI Company GmbH, Bilker Straße 27, 40213 Düsseldorf, Deutschland, beauftragt. Die Datenschutzbestimmungen der Plattform findest du unter https://www.pi-company.de/datenschutz/. 

Mitarbeiter:innen-werben-Mitarbeiter:innen-Programm 

Die Mitarbeiter:innen von JobCloud können Personen aus ihrem privaten Umfeld als potenzielle Arbeitnehmer:innen empfehlen. Für diese Zwecke arbeiten wir mit dem Dienstleister firstbird GmbH, Gertrude-Fröhlich-Sandner Straße 2-4, Tower 9, 1100 Wien, Österreich. Die Weiterleitung der Bewerberdaten an JobCloud erfolgt datenschutzkonform und setzt die Einwilligung der empfohlenen Person voraus. 

Active Sourcing 

Zur Sourcing -Zwecken werden ggf. Recherchen in den beruflichen Netzwerken, LinkedIn Recruiter und SeekOut, durch JobCloud durchgeführt. Bei der Direktansprache handeln wir aufgrund unserer berechtigten Interessen an der Personalbeschaffung. Weitere Datenverarbeitung durch die Personalabteilung erfolgt mit deiner Einwilligung. 

Antritt einer Arbeitsstelle bei JobCloud 

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden die zur Verfügung gestellten Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet. Wenn du aufgrund deiner Bewerbung eine Arbeitsstelle bei JobCloud antrittst, werden die oben genannten Personendaten und deine Unterlagen aus dem JobCloud Bewerbungstool extrahiert und in deinem elektronischen Personaldossier bei JobCloud abgelegt. Die Personendaten und deine Unterlagen werden dann während der Zeitdauer deiner Anstellung ausschliesslich zur Abwicklung des Angestelltenverhältnisses bearbeitet. 

Aufnahme in den JobCloud Talentpool 

Wenn du eingewilligt hast, werden deine personenbezogenen Daten aus dem Bewerbungsverfahren über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus in elektronischer Form zum Zwecke einer zukünftigen Berücksichtigung bei weiteren Stellenangeboten und einer Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit künftigen Stellenvergaben, oder der Zustellung von Infos über Karriere-Events oder die Firma, in unserem Talent-Pool gespeichert und verarbeitet. 

Wie lange speichern wir deine Daten? 

Die Löschung deiner Bewerberdaten erfolgt bei erfolgreichen Bewerbungen zeitgleich mit der Übernahme der Bewerberdaten in die Personalakte. Nach einer Absage werden deine Daten sechs Monate nach der Stellenbesetzung gelöscht bzw. vernichtet, soweit du nicht zu einem Verbleib im Talentpool eingewilligt hast. Solltest du zum Verbleib im Talentpool einwilligen, verbleiben deine Daten dort für zwei Jahre. Sollte es innerhalb dieser Zeit nicht zur Besetzung einer Stelle kommen, werden wir deine erneute Zustimmung zu einer weiteren Speicherung einholen oder deine Daten datenschutzkonform löschen. 

Minderjährige Bewerber:innen 

Solltest du bei der Bewerbung auf offene Lehrstelle oder für Schnupperlehren minderjährig sein, setzt die Datenverarbeitung deiner Bewerbung das Einverständnis deiner gesetzlichen Vertretung voraus. 

Wie werden die Bewerberdaten weitergegeben und an wen? 

Sämtliche Personendaten werden bei JobCloud grundsätzlich nicht weitergegeben, es sei denn, wir sind zur Herausgabe deiner Daten gesetzlich verpflichtet. 

Im Bewerbungsverfahren werden deine Daten nur denjenigen Personen zugänglich gemacht werden, die mit der Bewerbung erforderlicherweise befasst sind. Die Daten sind nur den Mitarbeiter:innen von Human Resources und ausgewählten Führungskräften der JobCloud zugänglich. 

Bewerbertool d.Vinci 

Das Bewerbertool betreut in unserem Auftrag die d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg, Deutschland, mit der wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Über den Besuch dieser Website speichert die d.vinci HR-Systems GmbH die Aufrufe mit IP-Adresse und Zeitstempel. Diese werden nach 90 Tagen gelöscht. Inhalte und Formulardaten werden nicht gespeichert. Der Zweck, Logfiles zu speichern, besteht darin, die Dienste zu optimieren und Angriffe zu erkennen, abwehren und nachvollziehen zu können. Durch die Speicherung von Logfiles kann festgestellt werden, wohin Daten im Falle eines Datenangriffs abfliessen oder woher vermehrte Zugriffe (z.B. durch eine DDoS-Attacke) kommen. 

Online über das Bewerberportal übermittelte Daten werden verschlüsselt (SSL-Verschlüsselung) übertragen und sind daher vor einer Kenntnisnahme durch Unbefugte geschützt. Das Bewerbermanagementsystem d.Vinci verwendet ausschliesslich temporäre Cookies (Session-Cookies). Diese werden automatisch gelöscht, sobald der:die Benutzer:in den Browser schliesst (https://dvinci.freshdesk.com/de/support/solutions/articles/75000032982-cookies). 

Kommunikation über WhatsApp mit PitchYou 

Wenn du die Verarbeitung deiner Daten mit WhatsApp akzeptierst und in die Verarbeitung einwilligst, kann deine Bewerbung über eine Schnittstelle mit unseren Geschäftskonto bei WhatsApp erfolgen. Dabei werden Daten, wie etwa deine Antworten auf Interviewfragen und dein Lebenslauf, an unser Bewerbungstool d.Vinci übermittelt (Details zu d.Vinci sh oben). Unser Partner für Bewerbungen mit WhatsApp ist die PitchYou GmbH, Campusallee 9, 51379 Leverkusen, Deutschland, mit dem wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Das Hosting der Daten erfolgt bei einem deutschen Hosting Provider und mit einem zertifizierten Anbieter für die Schnittstelle zu WhatsApp in Deutschland. WhatsApp erhält lediglich Metadaten. Bei Übertragung von Bewerbungen in das Bewerbungstool d.Vinci werden alle personenbezogenen Daten unverzüglich nach Übergabe an uns bei PitchYou automatisch gelöscht. Die Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch WhatsApp kann der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp unter dem folgenden Link entnommen werden: https://www.whatsapp.com/legal?eea=0#privacy-policy 

Kununu 

Wenn du eingewilligt hast, wird dein Feedback über die Qualität des Bewerbungsverfahrens zwecks Optimierung des Bewerbungsprozesses ausgewertet. Das Feedback wird getrennt von der Bewerbung gespeichert und hat keinen Einfluss auf den Auswahlprozess. Dein Feedback wird an unseren Dienstleister Kununu GmbH weitergegeben und anonym auf unserem Unternehmensprofil auf kununu.com angezeigt. 

JobCloud stellt sicher, dass die Datenübermittlung nur in Länder erfolgt, die über ein der Schweiz bzw. der EU entsprechendes Datenschutzniveau verfügen bzw. nur an Auftragsverarbeiter, die mit JobCloud Datenübermittlungsverträge auf der Basis der von der Europäischen Kommission ausgestellten und genehmigten Verträge, s.g. Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 EU-DSGVO) abgeschlossen haben und demensprechend ein der EU bzw. der Schweiz vergleichbares Datenschutzniveau garantieren. 

Wie sind deine Personendaten geschützt? 

Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen: JobCloud hat die erforderlichen technischen und administrativen Massnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit deiner elektronischen Bewerbung sicherzustellen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäss dem aktuellen Stand der Technik berücksichtigt. Sämtliche Beteiligten haben sich überdies zur strikten Geheimhaltung verpflichtet. 

Was sind deine Rechte in Bezug auf deine Personendaten? 

Gemäss der geltenden Gesetzgebung hast du das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Personendaten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung einschliesslich des Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Du hast zudem das Recht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Meldung zu machen oder eine Beschwerde zu erheben, wenn du der Ansicht bist, dass eine Bearbeitung von deinen Personendaten nicht datenschutzkonform ist. 

Wenn die Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, hast du ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. 

Wenn du Fragen zum Datenschutz hast, kannst du dich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anträgen oder Beschwerden zur Verfügung steht. 

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten: dataprotection@jobcloud.ch 

Kontaktdaten der Verantwortlichen: 

JobCloud AG, Albisriederstrasse 253, 8047 Zürich, Schweiz, Tel: +41 44 254 69 00, E-Mail: info@jobcloud.ch 

JobCloud HR Tech GmbH, Jakov-Lind-Straße 2, Stiege 1, 6. OG, Top 2 A+B, 1020 Wien, Österreich 

E-Mail: datasecurity@jobcloud-hrtech.com